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档案馆致2017届毕业生的一封信

录入时间:2017-06-07 00:00:00     点击:


亲爱的毕业生们:

你们好!

祝贺你们圆满完成学业,踏上人生新征程。

在毕业之际,请了解和关注您的个人档案。它如实记录着你的方方面面,点点滴滴,和你们一起经历着择业、就业的酸甜苦辣,而后,伴随着你们的一生。它,就是学生人事档案。关于档案,或许你有诸多疑惑,我们对相关内容进行了整理,希望能答疑解惑,并能对你顺利毕业以及以后的生活有所帮助。

一、毕业了,应如何对待自己的档案?  

学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料,是学校考察、录取、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是用人单位选拔录用人才的重要参考依据。当你从学校毕业,持就业报到证到单位或人才中心起,学生档案就成为真正意义的人事档案。

人事档案是组织考察个人的最具价值的依据,与个人利益息息相关,不可轻怠。当你毕业时,你可能会考研、考博、出国、考公务员或准备进入国有企事业单位工作,会面临需要政审、出具证明等情况;当你参加工作后,还会面对转正定级、职称申报、社保办理、人事调动、工龄计算、婚育证明等情况,这些情况都要用到档案。而且档案中的各类材料都是原始材料,不可复制。

因此,当你毕业就业时,除关注签约事项,亦应高度关注个人档案的去向。根据我国相关法律法规要求,人事档案应当做到人档一体档随人走。近年来屡有校友在毕业数年后,因为工龄认定、职称确认、薪资调整、工作调动及婚育证明等需要,不远万里返校办理查档、转档等事宜,如果对档案重要性有足够认识,这些事情完全可以在毕业时就得到妥当处理。

二、你的档案包括那些内容?  

第一类 学生学年鉴定表、毕业生登记表; 
第二类 鉴定、考核、考察材料; 
第三类 学生成绩卡(表)、授予学位决定、学籍异动材料;
第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料; 
第五类 奖励材料(含三好学生,优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表); 
第六类 处分材料(包括个人检查、调查报告、校级处分决定等材料);
第七类 出国留学材料;
第八类 学生入学及毕业体检表 ,大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表;
第九类 有工作经历的个人人事档案材料;
第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

三、你的档案如何转递的?

目前我校学生档案管理实行归口负责和分级管理相结合,学生处和研究生处分别归口管理国家计划招收的全日制本专科生和研究生的档案工作,负责对全校学生档案工作进行指导和检查,负责学生档案的接收和转递工作。各学院具体负责在校学生档案的收集、保存和日常管理,学校各有关单位协助做好学生档案材料的收集、归档等工作。

为保证档案安全、准确、及时地转递,当你与用人单位签订就业协议时,请务必与用人单位咨询好档案去向的问题,要询问清楚用人单位是否有人事管理权限。请务必正确填写就业协议中档案去向(即档案转递地址和档案接收单位)一栏,非常重要,一旦你填写档案转递详细地址不清楚或填写错误等,就将导致毕业生档案转递过程中投递和接收的困难,如滞留、退回、重寄等。

1)若你的签约单位可以接收档案,你在填写档案去向时,请填写准确的单位名称,及单位所在省市县。

若档案由签约单位的上级或主管单位接收,则要填写用人单位的上级或主管单位的名称及详细地址。

2)若你的签约单位不具备保管人事档案的条件或不接收档案的,你在与用人单位签协议书时,应咨询用人单位人事档案代理问题,即人事档案是以单位名义托管存放在人才交流中心,还是自己联系人才交流中心托管。以上情况确认并办理相应手续后,你在填写档案转递地址时,就填写该人才交流中心的名称及其详细地址。

3)若你已经考取非本校研究生,其档案寄送至录取院校。

4)因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生,其档案征求学生本人意见后,按规定寄送至生源所在地人事部门代管或有关单位代管。

 5)根据相关文件规定,转递学生档案可以通过机要交通(包括EMS标准快递)或派专人转递,严禁毕业生个人自带档案转递,更不能私自拆封档案。

在毕业当年九月份前,请同学们务必到报到单位或托管档案的人才服务中心查询档案是否顺利到位。若档案未到达,请及时联系研究生院(负责研究生学生档案)或学生处(负责本专科学生档案)确认档案去向。

四、你的学生档案能保留在学校吗?

除西部计划志愿者的档案按相关规定可暂由学校保管至其服务期满外,学校不保管其他毕业生的档案。

五、你的档案能改派吗?

如果档案尚未离校,学生凭改派后的就业通知书到研究生院或学生处办理改投寄手续。

如果档案已经转递出去,学生凭新的报到证一式两联,去原就业单位或人才中心办理档案改投寄的手续。

六、毕业后,你还能在档案馆获取哪些资源?

当你毕业离校后,学校档案馆内依然保存着你的招考录取名册、学籍卡、毕业与授位材料等学籍档案可供查阅,需要以上服务时可联系我馆办理。

 

亲爱的同学,衷心祝愿你前程似锦。无论你走多远,成都中医药大学都是你永远的家,欢迎常回家看看。

 


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